Skuteczne zarządzanie czasem dla osoby, która wcześniej nie miała z żadną metodą lub techniką do czynienia jest czymś niemożliwym do wykonania. Często myślimy, że takie metody tak naprawdę są niezwykle trudne i wymagają od nas sporego zaangażowania. Jesteśmy w błędzie, dlatego też warto poznać jedną z najprostszych metod – metodę ABC.
Metoda ABC to niezwykle prosty i bardzo praktyczny pomysł na to, jak posegregować swoje zadania i czas, tak aby zająć się najpierw realizacją tych najważniejszych i muszą być wykonane najszybciej, a następnie przejść do zadań mniej istotnych. Metoda ABC to skuteczny sposób na zarządzanie swoim czasem i posegregowanie go wedle konkretnych zadań. Metoda ABC opiera się w głównej mierze na zasadzie Pareto, która mówi że 80% konsekwencji wpływa na 20% przyczyn. Oczywiście stosunek 80 do 20 jest umowny, ale mniej więcej pokrywa się statystycznie z taką wartością.
Jak zacząć zarządzać czasem?
Niezwykle prosto. Sięgnij po kartkę papieru, wyznacz długopisem lub ołówkiem trzy kolumny, a następnie oznacz je literami A,B, C. W każdej z tych kolumn zacznij zapisywać swoje aktualne zadania, na początku nie porywaj się aby zaplanować cały tydzień czy miesiąc, ponieważ na początku musisz opanować metodę aby zacząć stosować ją w coraz dłuższych odcinkach czasu.
Aby prawidłowo wypełnić tabelkę należy wpisywać zadania według nadanych im priorytetów A, B i C. To właśnie te trzy grupy będą określały kolejność i priorytet wykonywanych działań.
Grupa A – to niezwykle istotne czynności, które musisz wykonać sam i jak najszybciej. Stanowią one około 20% wszystkich naszych działań, natomiast wpływają nawet na 80% naszych dochodów, obowiązków czy też samej wydajności.
Grupa B – to czynności ważne, ale nie musisz ich wykonać sam i możesz je wykonać po wykonaniu czynności z grupy A. Są to zadania, które należy wykonać wszystkie. Są one niższym priorytetem, ale będą miały także istotny wpływ na naszą produktywność i efekt końcowy.
Grupa C – to czynności lub zadania mało ważne, które nie musisz w danej chwili wykonać, jeżeli brakuje Tobie czasu. W związku z czym można je wykonać w wolej chwili. Są to czynność związane bardziej ze sprawami codziennymi, cyklicznymi lub takimi, które możemy wykonać bez zbytniego angażowania się pomiędzy istotniejszymi zadaniami.
Myślę, że najrozsądniejszym podejściem do priorytetów i tego jak je sklasyfikować jest zastanowienie się nad tym co stanie się pozytywnego kiedy wykonamy dane zadanie, a co jeżeli jego nie wykonamy. Po sporządzeniu takiej listy powinniśmy zawsze mieć ją ze sobą, nie możemy przywalić jej stertą papierów i zwyczajnie zapomnieć o niej. Zawsze musimy mieć nad nią kontrolę, nanosić ewentualne korekty czy też wprowadzać uaktualnienia. Dopiero w momencie kiedy będziemy skrupulatnie podchodzić do sporządzonej listy metoda zarządzania czasem ABC okaże się nie tylko łatwa, ale także skuteczna. Co zyskamy? Czas, naszą produktywność, zostaniemy docenieni wśród przełożonych oraz co istotne nasze dochody będą mogły wzrosnąć.