Początek wiosny to dobry czas na zrobienie porządków – również w biurze. Jak skutecznie posegregować dokumenty? Jak zabezpieczyć firmowe archiwum? Oto kilka użytecznych wskazówek.
Teczki, koszulki i segregatory
Mimo postępującej cyfryzacji, prowadzenie własnej działalności gospodarczej w dalszym ciągu wiąże się z koniecznością zapanowania nad ogromną ilością papierowej dokumentacji. Podczas porządkowania firmowych szafek przydadzą się więc akcesoria, które pozwolą skutecznie posegregować pisma i wydruki. Nieodzownym wyposażeniem każdego biura są klasyczne tekturowe teczki, zamykane za pomocą gumki. Najprostsze rozwiązania często są najskuteczniejsze. Ważniejsze dokumenty warto przechowywać w wytrzymałych koszulkach, wykonanych z polipropylenu. W ten sposób ochronisz je przed pognieceniem, podarciem, zalaniem lub zabrudzeniem. Koszulki o dużej przejrzystości umożliwiają korzystanie z dokumentów, bez konieczności ich wyjmowania. W modelach o standardowych wymiarach umożliwiają przechowywanie dokumentów w formacie A4, a także A5 czy B5. Z kolei segregatory pozwolą zmagazynować w jednym miejscu większe ilości dokumentów umieszczonych w koszulkach.
Jak skutecznie uporządkować dokumenty?
Wybierając segregatory do swojego biura, warto zdecydować się na modele, których grzbiety zaopatrzone są w samoprzylepne etykiety. Hasłowe opisanie zwartości segregatorów (typ pisma + miesiąc i rok, z którego pochodzą – np. „Faktury VAT, marzec 2018”) nie jest czynnością czasochłonną, a z pewnością ułatwi w przyszłości odnalezienie potrzebnych dokumentów. Prostym sposobem na posegregowanie firmowej dokumentacji może być wykorzystanie segregatorów w kilku kolorach. Aby zaprowadzić porządek w biurowych archiwach, wystarczy przypisać konkretną barwę segregatora do określonego typu dokumentacji, np. białe segregatory mogą być wykorzystywane do przechowywania wyłącznie umów cywilnoprawnych, w niebieskich umieścić można wszystkie akta pracowników, a w zielonych – korespondencję przychodząca. Zawartość poszczególnych segregatorów uporządkować można z kolei za pomocą przekładek indeksujących, czyli wpinanych kart, które pozwalają podzielić umieszczone w segregatorze dokumenty na mniejsze partie.
Pudła i kartony archiwizacyjne
Starsze dokumenty często przechowywane są w nieużywanych pomieszczeniach gospodarczych. Narażone są tam na działanie wilgoci, kurzu czy niskich temperatur. Aby ochronić je przed zniszczeniem, warto do ich przechowywania wykorzystać pudła i kartony archiwizacyjne. Grubsze, tekturowe kartony ochronią dokumenty przez niekorzystnym wpływem czynników zewnętrznych i zabezpieczą przed uszkodzeniami mechanicznymi. Pudła nadają się do magazynowania mniejszych partii dokumentów, kartony archiwizacyjne mogą zaś służyć do przechowywania całych segregatorów. Na tekturowych grzbietach i ścianach pudeł oraz kartonów w prosty sposób umieścić można informacje o ich zawartości, chociażby za pomocą permanentnego markera. Koszulki, segregatory, pudła i kartony archiwizacyjne oraz inne akcesoria służące do porządkowania i ochrony dokumentów dostępne są w ofercie sklepu internetowego Rajapack: https://www.rajapack.pl/artykuly-biurowe/archiwizacja-segregacja_C2110.html.
Artykuł sponsorowany.